Préambule
Dans le cadre de son activité, le GROUPE VICTOR HUGO est amené à traiter les données personnelles de ses adhérents.
Nous accordons donc la plus grande importance à la confidentialité des données personnelles qui nous sont communiquées.
L’objectif de cette politique de confidentialité est de vous aider à comprendre la manière dont nous traitons les données à caractère personnel que vous nous fournissez, et sur la manière dont les personnes concernées peuvent exercer leurs droits. Elle vise à répondre aux exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (n°2016/679) entré en vigueur depuis le 25 mai 2018 et de la Loi Informatique et Liberté n°78-17 du 06 janvier 1978 modifiée par la loi 2018-493 du 20 juin 2018.
Cette politique de confidentialité s’applique lors de tout contact, avec les adhérents ou prospects, en vue de fournir un service d’assurance, ainsi qu’à l’ensemble des applications et du site internet.
Les données collectées
Pour qu’une donnée soit considérée comme personnelle, elle doit être propre à identifier un individu parmi un groupe de personnes, ou permettre potentiellement cette identification par le croisement avec une ou plusieurs données particulières.
Le GROUPE VICTOR HUGO informera les assurés lors de chaque collecte, du caractère obligatoire ou facultatif des informations demandées.
Quelles sont les données à caractère personnel ?
- Numéro d’immatriculation au régime de Sécurité sociale (NIR), le cas échéant celui des ayants droit > Nom, Prénom(s)
- Date de naissance
- Situation familiale, le cas échéant la composition familiale
- Adresse postale
- Coordonnées bancaires
- Numéro de téléphone
- Le cas échéant revenus, situation fiscale
- Le cas échéant photographie (pièce d’identité)
Politique de cookies
Le Site internet groupevictorhugo.com utilise le service d’analyse web Plausible (https://plausible.io/) à des fins de mesure d’audience. Les données issues de ce service sont stockées chiffrées sur des serveurs situés en Allemagne.
Ce service, basé sur un logiciel open source (https://github.com/plausible/analytics), ne collecte pas de données personnelles, n’utilise pas de cookies et n’attribue pas d’identifiant persistant ce qui rend cette solution conforme au RGPD.
Les traitements des données
Les données collectées sont utilisées pour :
- la préparation et la gestion des adhésions (en particulier l’étude des besoins des assurés, l’appréciation puis la surveillance du risque, la tarification, l’émission des contrats et documents comptables, les encaissements des cotisations, leur répartition éventuelle entre les co-assureurs, le commissionnement des intermédiaires…);
- l’exécution des dispositions légales, réglementaires et administratives en vigueur, y compris la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme ainsi que la lutte contre la fraude;
- le suivi des prestations du GROUPE VICTOR HUGO (notamment la détermination et le paiement des indemnités et prestations et s’il y a lieu pour l’apériteur, leur collecte auprès des co-assureurs, l’exécution des dispositions prévues au contrat et l’exercice des recours…);
- la gestion des réclamations et des contentieux, ou à des fins statistiques.
Les données communiquées sur le site internet sont utilisées pour permettre :
- l’inscription de l’adhérent sur le site internet, et ainsi lui faire bénéficier des services proposés (accès aux décomptes, liste des garanties Santé, accès à ses coordonnées),
- la dépose d’une candidature (spontanée ou réponse à une offre) à destination du service des Ressources Humaines,
- aux professionnels de santé de transmettre des devis pour estimation des remboursements.
Les données seront conservées le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, en conformité avec les prescriptions légales et réglementaires.
Fondements juridiques
Les traitements ci-dessus, relèvent d’au moins un des fondements légitimes suivants :
- l’exécution du contrat (notamment la gestion des adhésions et la gestion de la vie du contrat),
- le respect des obligations légales et réglementaires,
- le consentement que vous nous avez donné lorsque celui-ci est requis par la loi.
Qui sont les destinataires des données personnelles ?
L’accès à ces données personnelles est réservé aux services du GROUPE VICTOR HUGO qui sont en charge de la préparation et suivi des adhésions et des prestations, ainsi qu’aux bénéficiaires des prestations, aux professionnels de santé, aux délégataires, réassureurs éventuels, organismes de Sécurité sociale, organismes administratifs et judiciaires définis par la loi, et organes de contrôle du GROUPE VICTOR HUGO.
Les données pourront faire l’objet d’un sous-traitement organisé par contrat. Ce contrat comporte l’engagement du sous-traitant d’assurer la confidentialité et la sécurité des données et de les traiter conformément aux instructions du GROUPE VICTOR HUGO et dans le respect des dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, modifiée par la Loi n°2018-493 du 20 juin 2018, relative à l’informatique et aux libertés, et du Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
Nos engagements
Nous nous engageons à ne pas utiliser les données collectées à d’autres fins que celles résultant de l’application des statuts et règlements de la CIPREV et de la Mutuelle Victor Hugo.
Vos données personnelles sont stockées soit dans nos bases de données soit dans celles de nos prestataires de services, tous situés en Union Européenne.
Nous avons pour objectif de toujours conserver vos données personnelles de la manière la plus sûre et la plus sécurisée, et uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie par le traitement. Dans cette perspective, nous prenons les mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour empêcher toute altération ou perte de vos données ou tout accès non autorisé à celles-ci.
Le GROUPE VICTOR HUGO n’utilise pas les données personnelles et ne les transmet pas à des tiers à des fins de prospection commerciale.
Vos droits
Le recueil du consentement relatif au traitement des données de santé est-il obligatoire ?
Oui, il l’est. Toutefois, la signature du contrat ou du bulletin d’adhésion vaut acceptation de l’utilisation de vos données y compris de vos données de santé, nécessaires à l’exécution du contrat frais de soins de santé et/ou prévoyance.
Pour tout autre traitement par les services du Groupe Victor Hugo (par exemple « recours contre tiers » ou « Fonds social »), il vous sera expressément demandé votre consentement à l’utilisation de vos données de santé.
Conformément aux dispositions légales, toute personne concernée par les données, peut obtenir communication et, le cas échéant, rectification ou suppression des informations la concernant, en s’adressant au siège du GROUPE VICTOR HUGO par courrier à l’attention du DPO : 9 Avenue Victor Hugo B.P. 20074 88002 EPINAL CEDEX ou par courriel dpo@groupevictorhugo.com, en joignant un justificatif d’identité.
Le délai de réponse du GROUPE VICTOR HUGO est fixé à un mois à compter de la réception de la demande. Toute personne peut également, pour des motifs légitimes, s’opposer au traitement des données la concernant.
Le GROUPE VICTOR HUGO garantit la portabilité des données aux assurés (restitution ou transfert) et/ou leur effacement conformément aux dispositions légales, dans les meilleurs délais.
Nous apportons la plus grande attention à vos données personnelles, néanmoins si vous considérez que le traitement des données vous concernant porte atteinte à vos droits vous disposez de la faculté d’introduire une réclamation auprès de la CNIL à l’adresse suivante :
3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07